Расчет численности делопроизводственного персонала
Делопроизводство сколько нужно людей
Давай поговорим о самом животрепещущем вопросе для любого руководителя – сколько же делопроизводителей нужно, чтобы "бумажный дракон" не сожрал твой офис целиком. Расчет численности делопроизводственного персонала – это не гадание на кофейной гуще, хотя иногда кажется именно так.
Зачем вообще считать
Вопрос резонный. Зачем заморачиваться, если можно просто взять "еще одного" в отдел. Дело в том, что неправильный расчет численности делопроизводственного персонала ведет к проблемам. Слишком мало сотрудников – задержки, ошибки, выгорание. Слишком много – лишние расходы, раздутый штат и, как следствие, демотивация от недостатка работы. Так что, расчет численности делопроизводственного персонала факты – это основа эффективной работы любого офиса.
Что влияет на численность
Тут, как в рецепте борща – ингредиентов много. Самые важные факторы:
Объем документооборота
Само собой разумеется. Сколько входящих и исходящих документов обрабатывается ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Имеются ли сезонные пики активности, например, перед сдачей годового отчета.
Виды документов
Согласитесь, заполнить простую накладную и подготовить сложный договор – это две большие разницы. Учитывайте сложность и трудоемкость обработки каждого вида документа.
Степень автоматизации
Если у вас вся работа делается вручную, то сотрудников нужно больше. А если внедрена система электронного документооборота (СЭД), то часть рутины берет на себя машина.
Организационная структура
Централизованное делопроизводство требует меньше сотрудников, чем децентрализованное, где каждый отдел сам за себя.
Нормы времени
Да-да, они существуют. Их можно найти в различных нормативных документах или разработать самостоятельно, исходя из специфики вашей организации. Это, пожалуй, самый скучный, но и самый важный этап – измерение времени, которое требуется на выполнение каждой операции. Расчет численности делопроизводственного персонала история – это история постоянной борьбы за нормирование труда!
Практические советы или как не облажаться
Вот несколько советов, которые помогут тебе в этом нелегком деле:
Совет №1. Проведи аудит. Тщательно изучи все процессы делопроизводства. Зафиксируй, какие операции выполняются, сколько времени они занимают, и сколько документов проходит через отдел. Это основа основ.
Совет №2. Классифицируй документы. Раздели документы на группы по сложности и трудоемкости обработки. Это поможет точнее определить нормы времени.
Совет №3. Учитывай внештатные ситуации. Болезни, отпуска, командировки – все это влияет на производительность. Заложи небольшой резерв на такие случаи.
Совет №4. Не забывай про мотивацию. Мотивированные сотрудники работают быстрее и лучше. Предусмотрите систему премирования за перевыполнение планов.
Совет №5. Автоматизируй рутину. Внедрение СЭД – это не просто модный тренд, а реальный способ повысить эффективность работы отдела и сократить численность персонала. Расчет численности делопроизводственного персонала преимущества – это всегда увеличение скорости и уменьшение ошибок.
Методы расчета численности
Существует несколько методов расчета численности делопроизводственного персонала, от самых простых до достаточно сложных. Рассмотрим основные:
Нормативный метод
Самый распространенный. Основан на применении норм времени на выполнение каждой операции. Суммируем все временные затраты и делим на нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника.
Экспертный метод
Более субъективный, но тоже имеет право на жизнь. Привлекаются опытные сотрудники отдела, которые оценивают необходимую численность персонала на основе своего опыта и знаний. Важно, чтобы эксперты были беспристрастны.
Статистический метод
Анализируются данные за прошлые периоды и на их основе прогнозируется потребность в персонале на будущее. Подходит для организаций с большим объемом статистических данных. Расчет численности делопроизводственного персонала вдохновение – это вдохновение от точных цифр и графиков!
Смешные истории из жизни
Однажды, в одной компании, решили провести оптимизацию численности делопроизводственного персонала. Взяли за основу данные прошлого года, не учтя, что за год компания выросла втрое. В итоге, сотрудники отдела работали в режиме нон-стоп, а директор бегал с криками "Где мои документы?". Мораль проста: подходите к расчету численности с умом и учитывайте все факторы.
Другой случай. Внедряли СЭД. Обучили сотрудников, но забыли настроить систему под специфику организации. В итоге, сотрудники тратили больше времени на работу в СЭД, чем на работу с бумагой. Вывод: внедрение автоматизации требует грамотного подхода.
Вопросы и ответы эксперта
Вопрос: "Как быть, если нормы времени устарели?"
Ответ: "Немедленно обновите их. Проведите хронометраж рабочего дня, зафиксируйте фактические затраты времени и разработайте новые нормы."
Вопрос: "Как учитывать сезонные колебания?"
Ответ: "Разделите год на периоды с разной интенсивностью документооборота и рассчитайте численность персонала для каждого периода. В периоды пиковой нагрузки можно привлекать временных сотрудников."
Вопрос: "Стоит ли привлекать консультантов для расчета численности?"
Ответ: "Если у вас нет опыта и знаний, то да, стоит. Консультанты помогут вам провести аудит, разработать нормы времени и выбрать оптимальный метод расчета."
В заключение
Расчет численности делопроизводственного персонала – это важная задача, которая требует внимательного и ответственного подхода. Не бойтесь экспериментировать, анализировать и учиться на своих ошибках. И помните, что правильно рассчитанная численность – это залог эффективной работы вашего офиса и спокойствия ваших сотрудников. Удачи!